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Règlement de la Société d'horticulture et d'écologie de Chute-Saint-Philippe

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Les règlements généraux concernant le fonctionnement de la Société d'horticulture et d'écologie de Chute-Saint-Philippe, incorporés en vertu des dispositions de la loi sur les sociétés d'horticulture (lois refondues du Québec, 1977, chapitre S-27).
L'avis de formation de la dite société a été déposé au registre constitué en vertu de la Partie III Loi sur les Compagnies ( L.R.Q. Chap.C-38, a.218.) incorporé le 17 octobre 1985.

  • Siège Social

    Siège social. Le siège social de la Corporation, Société d’Horticulture et d’Écologie de Chute-Saint-Philippe (ci-après désigné ""la corporation"") est situé à l’adresse civique du 607 Chemin du Progrès, Chute-Saint-Philippe, Qc, J0W 1A0 à partir du 1er janvier 2007 endroit déterminé par le C.A. et par Résolution AG2007-02 le 17-10-07.

  • Les membres

    Catégories. La corporation comprend trois (3) catégories de membres, à savoir : les membres actifs, les membres honoraires et les membres individuels.

    Membres actifs. Sont membres actifs de la corporation, les personnes qui possèdent une carte de membre. Les membres actifs ont le droit de participer à toutes les activités de la corporation, de recevoir les avis de convocation aux assemblées des membres, d’assiser à ces assemblées et d’y voter. Ils sont éligibles comme administrateurs de la corporation.

    Membres honoraires. Sont membres honoraires de la corporation, les individus, organismes ou commanditaires que le conseil d’administration reconnaît e raison des services qu’ils ont rendus à la corporation, à la cause de l’horticulture ou de l’environnement; ces membres ne peuvent participer aux décisions de l’assemblée générale et ils ne paient pas de cotisation.

    Membres individuels. Sont membres individuels, les personnes physiques qui ne peuvent faire partie de la corporation, qui participent aux rencontres mensuelles et qui doivent payer un droit d’entrée qui a été fixé par le conseil d’administration pour l’année en cours.

    Retrait. Tout membre peut se retirer comme tel en tout temps, en signifiant ce retrait au secrétaire de la corporation.

    Suspension et radiation. Le conseil d’administration peut suspendre ou radier, pour une période qu’il détermine, tout membre actif, honoraire ou individuel qui ne se conforme pas aux règlements de la corporation ou dont la conduite es jugée préjudiciable à celle-ci.

    • Cependant, avant de prononcer une suspension ou une radiation, le conseil doit, par lettre recommandée, aviser le membre concerné de la date et de l’heure de l’audition de son cas et lui donner la possibilité de se faire entendre. La décision du conseil d’administration est finale et sans appel.

      La suspension ou la radiation d’un membre ne lui donne pas le droit au remboursement de la cotisation annuelle qu’il pourrait avoir payée.

  • Assemblée des membres

    Assemblée annuelle. L’assemblée annuelle des membres de la corporation a lieu à l’heure et à la date que le conseil d’administration fixe chaque année; cette date devra être située autant que faire se peut dans les (120) jours qui précèdent la fin de l’exercice financier de la corporation. L’assemblée annuelle est tenue au siège social de la corporation ou tout autre endroit fixé par le conseil d’administration.

    Assemblées spéciales. Les assemblées spéciales des membres sont convoquées par le président ou le conseil d’administration au lieu ou au moment opportun pour la bonne administration des affaires de la corporation.

    • Le conseil est tenu de convoquer pareille assemblée spéciale des membres dans les dix (10) jours de la réception de la réquisition écrite à cette fin, spécifiant le but et les objets d’une telle assemblée, et signée par au moins le dixième des membres actifs; à défaut par le conseil d’administration de convoquer telle assemblée dans le délai stipulé, celle-ci peut être convoquée par les signataires eux-mêmes de la demande écrite.

    Avis de convocation. Toute assemblée des membres pourra être convoquée par un avis affiché bien en vue dans le local du siège social de la corporation au moins dix (10) jours avant la tenue de l’assemblée. L’avis de convocation d’une assemblée spéciale devra respecter un délai d’au moins quarante-huit (48) heures et mentionner en plus de la date, de l’heure et de l’endroit de l’assemblée, le ou les sujets qui y seront étudiés; seuls ces sujets pourront y être étudiés.

    Quorum. Les membres présents constituent le quorum pour toute assemblée des membres.

    Vote. À une assemblée des membres les décisions par consensus sont privilégiées. À défaut d’un tel consensus, les membres actifs en règles présents ont droit à un vote chacun. Le vote par procuration n’est pas permis. En cas d’égalité des voix, le président a voix prépondérante. Le vote se prend à mains levées, à moins que trois (3) membres présents en réclament le scrutin secret. Dans ce cas, le président d’assemblée nomme deux scrutateurs qui distribuent et recueillent les bulletins de vote, compilent les résultats et les communiquent au président. À moins de stipulation contraire dans la loi ou les présents règlements, toutes les questions soumises à l’assemblée des membres seront tranchées à la majorité simple (50% + 1) des voix validement exprimées.

    Procédures. Le président veille au bon déroulement de l’assemblée, maintien l’ordre dans les délibérations et conduit les procédures.

    Pouvoirs de l’assemblée des membres actifs. Les membres peuvent élire les administrateurs de la corporation. Ils approuvent le rapport financier, ratifient les règlements généraux de la corporation et les amendements. Ils décident des politiques et orientations de la corporation.

  • Le conseil d'administration

    Le nombre. Les affaires de la corporation sont administrées par un conseil d’administration composé de sept (7) membres. Ces personnes sont élues lors de l’assemblée générale et doivent être membres actifs depuis 1 an et ayant assisté à au moins 3 rencontres durant la saison, de plus leur carte de membre sera payée par la Société. Par Résolution AG2008-03 le 21-10-08.

    Durée des fonctions. Chaque administrateur entre en fonction à la clôture de l’assemblée au cours de laquelle il a été nommé ou élu. Il demeure en fonction jusqu’à l’assemblée statuaire suivante ou jusqu’à ce que son successeur ait été nommé ou élu.

    Mandat. La durée du mandat des administrateurs de la corporation est de deux (2) années. Trois (3) administrateurs sont élus les années impaires et quatre (4) administrateurs sont élus les années paires à l’assemblée générale. Lorsqu’un poste devient vacant, le conseil peut le combler par intérim jusqu’à l’assemblée générale annuelle.

    Éligibilité. Seuls les membres actifs en règle de la corporation sont éligibles comme administrateurs; et ils sont rééligibles.

    Élection. Si le nombre de candidats est inférieur ou égal au nombre de poste à combler, les personnes en place sont alors élues par acclamation. Si le nombre est supérieur, une élection doit être décrétée.

    Vacances. Tout administrateur dont la charge a été déclarée vacante peut être remplacé pour le reste du terme non expiré, par résolution du conseil d’administration. En l’absence de telle décision du conseil, celui-ci peut validement continuer à agir pourvu que le quorum subsiste. Si le quorum n’existe plus, par vacances ou désistements, un membre du conseil, ou, à défaut, un membre actif peut exceptionnellement procéder à la convocation d’une assemblée spéciale pour procéder aux élections.

    Retrait d’un administrateur. Cesse de faire partie du conseil d’administration et d’occuper sa fonction, tout administrateur qui:

    • Présente par écrit ou verbalement sa démission au conseil d’administration, après avoir satisfait à toutes ses obligations et engagements;

      Cesse de posséder les qualifications requises;

      Manque les réunions du conseil, après trois (3) absences consécutives non motivées;

      Est destitué par un vote des 2/3 des membres actifs présents à une assemblée spéciale convoquée à cette fin.

    Rémunération et indemnisation. Les membres du conseil d’administration ne sont pas rémunérés, mais ils ont le droit d’être remboursés des dépenses encourues pour congrès, expositions ou autres évènements avec l’approbation du conseil d’administration.

    Pouvoir du conseil d’administration. Outre les pouvoirs qui lui sont révolus en vertu de la loi sur les Compagnies ou prévus ailleurs dans les présents règlements, le conseil d’administration possède les pouvoirs suivants :

    • Administrer les affaires de la corporation.

      Prendre action suite aux demandes des membres lors de l’assemblée générale.

      Établir les procédures internes au bon fonctionnement de la corporation.

      Approuver le rapport financier et voir aux prévisions budgétaires.

  • Assemblée du conseil d'administration

    Date, convocation et lieu. Les administrateurs se réunissent aussi souvent que nécessaire, mais au moins une fois par année au siège social de la corporation ou en tout autre lieu choisi par le président. Les assemblées du conseil d’administration sont convoquées par le secrétaire sur demande du président ou d’au moins deux administrateurs.

    Avis de convocation. L’avis de convocation d’au moins un jour franc, se donne par lettre, télégramme, téléphone ou courrier électronique à la dernière adresse connue de l’administrateur.

    Quorum et vote. Le quorum pour la tenue de l’assemblée du conseil d’administration est de quatre (4) administrateurs. Les questions sont décidées à la majorité des voix et le président n’a pas de voix prépondérante.

    Résolutions. Le conseil d’administration agit par résolutions dûment adoptées par la majorité des membres.

    • Le conseil d’administration peut par résolution créer tous les comités nécessaires et utiles à l’exercice des fins de la corporation.

    Participation à distance. Si tous les administrateurs y consentent, ils peuvent participer à une assemblée du conseil d’administration à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer entre eux, notamment par téléphone (appel conférence), télévision ou courrier électronique. Ils sont alors réputés avoir assisté à l’assemblée.

    Procès-verbaux. Seuls les administrateurs de la corporation peuvent consulter les procès-verbaux du conseil d’administration.

  • Les officiers

    Désignations. Les officiers de la corporation sont : le président, le vice-président, le secrétaire, le trésorier, ainsi que tout autre officier dont le titre et les fonctions peuvent être déterminés par résolution du conseil d’administration. Une même personne peut cumuler plusieurs postes d’officier.

    Élections. Le conseil d’administration doit, à sa première réunion suivant l’assemblée annuelle des membres, et par la suite lorsque les circonstances l’exigent, élire ou nommer les officiers de la corporation.

    Rémunération. Les officiers de la corporation ne sont pas rémunérés à ce titre pour leurs services. Dépendamment des finances de la Société, le C.A. à droit selon la FSHEQ à une sortie souper (par année) n’excédant pas 15,00$ par personne. Par Résolution AG2008-04 le 21-10-08.

    Délégation de pouvoir. En cas de l’absence ou l’incapacité d’un officier de la corporation, ou pour toute raison jugée suffisante par le conseil d’administration, ce dernier peut déléguer les pouvoirs de cet officier à un autre officier ou à tout autre administrateur.

    Président. Le président est l’officier exécutif en chef de la corporation et il la représente. Il préside les assemblées des membres et du conseil d’administration; voit à l’accomplissement des décisions qui en résultent, signe tous les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs qui peuvent de temps à autre lui être attribués par le conseil d’administration.

    Vice-président. Le vice-président remplace au besoin ou sur délégation le Président dans l’exercice de ses fonctions.

    Secrétaire. Le secrétaire assiste à toutes les assemblées et en dresse les procès-verbaux. Il a la garde de son registre des procès-verbaux et de tous les registres et documents corporatifs. Il remplit toutes les fonctions qui lui sont attribuées par les présents règlements ou par le conseil d’administration.

    Trésorier. Le trésorier a la charge et la garde des fonds de la corporation et de ses livres de comptabilité. Il tient un relevé précis de l’actif et du passif ainsi que des recettes et déboursés de la corporation, dans un ou des livres appropriés à cette fin. Il dépose dans une institution financière déterminée par le conseil d’administration les deniers de la corporation.

    Démission et destitution. Tout officier peut démissionner en tout temps en remettant verbalement ou par écrit sa démission au président ou au secrétaire de la corporation. Les officiers sont sujets à la destitution pour ou sans cause par résolution du conseil d’administration.

    Vacances. Si les fonctions de l’un quelconque des officiers de la corporation deviennent vacantes par la suite d’un décès, démission ou toute autre cause, le conseil peut combler cette vacance en désignant, par résolution, toute personne qualifiée, et cet officier reste alors en fonction pour la durée non écoulée du mandat de l’officier qu’il remplace.

  • Dispositions financières

    Année financière. L’exercice financier de la corporation se termine le 31 décembre de chaque année, ou à toute autre date qu’il plaira au conseil d’administration de fixer de temps à autre.

    Vérification. Les livres et les états financiers de la corporation sont vérifiés chaque année par le président.

  • Effets bancaires et contrats

    Effets bancaires. Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de la corporation sont signés par les personnes qui sont de temps à autre désignées à cette fin par le conseil d’administration.

    Contrats. Les contrats et autres documents requérant la signature de la corporation sont au préalable approuvés par le conseil d’administration et, sur telle approbation, sont signés par le président et le secrétaire ou le trésorier, ou par tout autre officier ou toute autre personne désignée par le conseil d’administration pour les fins d’un contrat ou d’un document particulier.

  • Modifications aux règlements

    Modifications. Le conseil d’administration peut abroger ou modifier toute disposition du présent règlement, mais une telle modification ou abrogation ne sera en vigueur que jusqu’à la prochaine assemblée générale statutaire ou spéciale des membres; et si cette modification ou abrogation n’y est pas alors ratifiée à la majorité des deux tiers (2/3) des membres présents, elle cessera, mais de ce jour seulement, d’être en vigueur.